Neues Intranet-Plattform - HELIX

Diese interne digitale Arbeitsumgebung zentralisiert interne Tools und Dienste, vereinfacht die interdisziplinäre Zusammenarbeit und den Zugang zu Informationen und verbessert die Organisation der Teams sowie die Integration der Mitarbeitenden in die Teams.

Vorteile:

• Zugriff auf Nachrichten der Institution und der einzelnen Abteilungen;
• Zugriff auf Kontakte, Informationen und Referenzdokumente, die für die alltägliche Arbeit benötigt werden;
• Leistungsstarke Suchfunktionen;
• Fördert und erleichtert den fachübergreifenden Austausch;
• Verbessert die Organisation und die Rückverfolgbarkeit;
• Erleichtert die Integration der Mitarbeitenden in die Teams. 

• Kostensenkung: Beekeeper ist viermal teurer als die Nachfolgelösung.
• Notwendigkeit: Axis (SharePoint) muss aufgrund seiner technischen Überalterung und der Datensicherheit rasch ersetzt werden. Die Wartung wird ab 2026 nicht mehr gewährleistet. Das Dokumentenmanagement wird hingegen in einem separaten Tool erfolgen. 
• Effizienz: Die Nachfolgelösung Jamespot kann sowohl Beekeeper als auch Axis ersetzen. Sie bietet erweiterte Funktionen und wird den Bedürfnissen der Nutzenden besser gerecht.
• Rationalisierung: Zentralisierung, Aktualisierung und Verbesserung des Inhalts. Eine bessere Gliederung der Informationen und zielorientiertere Inhalte. 

• Die Beekeeper-Lizenzen laufen im Mai 2025 aus. Daher müssen die Funktionen von Beekeeper rasch ersetzt werden. 
  
• Der Ersatz der Plattform Axis ist für Ende 2025 vorgesehen.
  Dieser Prozess erfordert mehr Zeit, da u. a. die nachfolgenden wichtigen Punkte zu beachten sind:
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  - Es müssen die Bedürfnisse der Nutzenden erfasst werden.
  - Inhalte müssen definiert werden.
  - Die Struktur muss erstellt werden.
  - Die Nutzenden müssen geschult werden.

An jedem HFR-Standort stehen Mehrzweckbüros mit fest installierten Computern zur Verfügung.

• Meyriez - Raum M A413 - Vier Arbeitsplätze: ein fest installierter Computer und drei Dockingstations
  
• Tafers - Raum A 215 - Vier Arbeitsplätze: zwei fest installierte Computer und zwei Dockingstations
  
• Riaz - Raum R3-E62 und R3-E60 - Sechs Arbeitsplätze: zwei fest installierte Computer und vier Dockingstations
  
• Freiburg - Raum -14-903 - Vier Arbeitsplätze:ein fest installierter Computer und drei Dockingstations
  

Alle Mitarbeitenden können sich mit ihrer Windows-ID und ihrem Passwort an den Computern anmelden.

Die Nutzung des eigenen Mobiltelefons für berufliche Zwecke ist gemäss «Weisung zur Bekleidung, persönlichen Hygiene und zum Verhalten am Arbeitsplatz» während der Arbeitszeit erlaubt. Die Kader haben jedoch die Möglichkeit, je nach Funktion und Arbeitsplatz einen Nutzungsperimeter festzulegen (z. B. Spitalhygiene, Patientenkontakt).

Jamespot ist eine intuitive digitale Plattform, die Axis und Beekeeper ersetzen wird. Sie verfügt über Funktionen, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden besser entsprechen und zudem viermal weniger kostet.

• Newsfeeds des Spitals («Informationen«, «Social» und «Marketplace»)
• Newsfeeds der Departemente, Abteilungen und Stationen
• Chatfunktion
• Umfragen und Erhebungen
• Veranstaltungsmanagement
• Icon für den direkten Zugriff auf Axis

Nein, die Feeds der Abteilungen und die veröffentlichten Inhalte werden in HELIX importiert.
Hinweis: Alte Beekeeper-Chats (Messenger) werden nicht übernommen.

Es ist ein vielfältiger Lernpfad geplant. Eigens geschulte Mitarbeitende werden Sie bei diesem Wechsel begleiten. Darüber hinaus werden Tutorials und Schulungsunterlagen zur Verfügung stehen. 

Für allfällige Fragen werden Kontaktpersonen zur Verfügung stehen, ebenso wie ein Diskussionsforum. 

In Zusammenarbeit mit den Teams werden die Axis-Seiten und deren Inhalte überarbeitet, optimiert und validiert, bevor sie in die neue digitale Plattform importiert werden.

Pro Abteilung werden zwei entsprechend geschulte Personen (ein/e Verantwortliche/r und ein/e Stellvertreter/in) für die Aktualisierung und Verwaltung ihrer Seite zuständig sein.

Es ist ein vielfältiger Lernpfad geplant. Eigens geschulte Mitarbeitende werden Sie bei diesem Wechsel begleiten. Darüber hinaus werden Tutorials und Schulungsunterlagen zur Verfügung stehen.

Die gewählte EDM-Lösung wird entscheiden, wohin die AxisDoc-Dokumente importiert werden.

Die gewählte EDM-Lösung wird entscheiden, wohin die Dokumente importiert werden und ob sie direkt von der neuen Plattform aus zugänglich sein werden.

Die Formulare und Workflows werden im neuen EDM neu erstellt. Sie werden jedoch direkt von der neuen Plattform aus zugänglich sein.

Ein elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) ist ein System, mit dem digitale Dokumente eines Unternehmens gespeichert, organisiert und gesichert werden können. Es erleichtert den Zugriff auf die Dokumente und stellt sicher, dass sie stets aktuell sind.

Die aktuellen Lösungen bieten kein leistungsfähiges All-in-One-Tool. Durch die Abtrennung von EDM, Formularen und Workflows vom Intranet können wir für das Dokumentenmanagement ein spezialisiertes, effizienteres und ergonomischeres Tool mit erweiterten Funktionen nutzen, die Axis nicht bietet.

Ja, das Bezugssystem (derzeit auf SharePoint) wird beibehalten, um die Validierung und Rückverfolgbarkeit der offiziellen Dokumente des HFR zu gewährleisten.

Das neue EDM-Tool wird noch evaluiert. Eine Anpassung der Nutzungsregeln ist wahrscheinlich. Das Funktionsprinzip bleibt jedoch gleich, mit verbesserter Zugänglichkeit und einer verstärkten Versionskontrolle.

Noch steht kein Termin fest, da das Auswahlverfahren des Tools noch nicht abgeschlossen ist. Bevor wir offiziell kommunizieren können, müssen noch Fragen zur Implementierung geklärt werden. Der Wechsel wird jedoch gleichzeitig stattfinden wie die Umstellung des Intranets (Axis) auf HELIX.