Plateforme interne - HELIX

C'est un environnement de travail numérique interne qui centralise les outils et services internes, facilitant la collaboration interprofessionnelle et l’accès à l’information, améliorant l'organisation et l'intégration des collaborateur-trice-s dans les équipes.

Elle offre :

• L’accès aux actualités de l’institution et des services
• L’accès aux contacts, informations et documents de références pour le travail quotidien
• Des fonctionnalités de recherches performantes
• Encourage et facilite les échanges interprofessionnels
• Améliore l’organisation et renforce la traçabilité 
• Facilite l’intégration des collaborateur-trice-s dans les équipe 

• Réduction des coûts : Beekeeper est quatre fois plus cher que la solution choisie.
• Urgence : Axis (SharePoint) doit être remplacé rapidement pour des raisons d’obsolescence technique et de sécurité des données. La maintenance ne sera plus assurée dès 2026. La partie gestion documentaire sera, quant à elle, développée dans un outil spécifique. 
• Efficacité : Jamespot a été choisi car cette solution permet de remplacer à la fois Beekeeper et AXIS en étoffant les fonctionnalités et en correspondant mieux aux besoins des utilisateur-trice-s.
• Rationalisation : Centralisation, actualisation et amélioration du contenu. Une meilleure hiérarchisation de l’information et un contenu plus ciblé. 

• Le contrat avec Beekeeper se terminent en mai 2025. D’où la nécessité de remplacer rapidement les fonctionnalités de Beekeeper.
  
• Le remplacement de la plateforme Axis est prévue fin 2025.
  ‍Cela demande plus de temps car il englobe notamment les points d’attention suivants :
  ‍
  - Les recueil des besoins des utilisateur-trice-s
  - La définition des contenus
  - La construction de la structure
  - Les formations des utilisateur-trice-s

Des ordinateurs fixes sont disponibles dans des bureaux polyvalents sur chacun des sites HFR :

• Meyriez - Local M A413 - 4 places de travail dont 3 stations d’accueil et 1 PC fixe
  
• Tafers - Local A 215 - 4 places de travail dont 2 PC fixes et 2 stations d'accueil
  
• Riaz - Local R3-E62 et R3-E60 - 6 places de travail dont 2 PC fixes et 4 stations d'accueil
  
• Fribourg - Local -14-903 - 4 place de travail dont1 PC fixe3 stations d'accueil
  

Tous les membres du personnel possèdent un identifiant Windows et un mot de passe qui leur permettent de se connecter sur ces PC fixes.

‍Selon la directive « Tenue vestimentaire Hygiène corporelle et attitude », l’utilisation du téléphone personnel durant les heures de services est autorisée pour des raisons professionnelles. Les cadres ont toutefois l'autorisation de définir un périmètre d’utilisation en fonction des postesde travail (p. ex. respect des normes d’hygiène hospitalière, contacts patients).

Jamespot est une plateforme digitale intuitive qui remplacera Axis et Beekeeper, avec des fonctionnalités qui répondent davantage aux besoins des collaborateur-trice-s pour un coût 4 fois inférieur.

• Les flux d’actualité institutionnels (Informations, Social et Marketplace).
• Les flux des départements, services et unités
• Une messagerie
• Des sondages et enquêtes
• Un gestionnaire d'événements
• Un onglet pour accéder directement à Axis

Non, les flux des services et leur contenu seront importés dans HELIX.
Attention, les anciens chats (messageries) Beekeeper ne seront pas repris.

Un parcours de formation est prévu sous différente forme. Des contributeur-trice-s seront formé-e-s pour vous accompagner dans ce changement. De plus, des tutoriels et documents de formation seront à votre disposition.

Des personnes de contacts ainsi qu’un espace d’échange seront à votre disposition pour répondre à vos questions.

En collaboration avec les équipes, les pages Axis et leur contenu seront revues, optimisées et validées avant leur importation dans la nouvelle plateforme digitale.

2 contributeurs-trices par service (1 responsable et 1 suppléant-e) seront formé-e-s afin d'assurer la mise à jour et la gestion de leur page.

Un parcours de formation est prévu sous différente forme. Des contributeur-trice-s seront formé-e-s pour vous accompagner dans ce changement. De plus, des tutoriels et documents de formation seront à votre disposition.

Le choix de la solution GED définira l’emplacement où les documents seront repris dans AxisDoc.

Le choix de la solution GED déterminera l’emplacement où les documents seront importés et leur accessibilité directe depuis la nouvelle plateforme.

Les formulaires et workflows seront recréés dans la future solution GED. Par contre, ils seront accessibles directement depuis la nouvelle plateforme.

Une GED (Gestion Électronique des Documents) est un système permettant de stocker, organiser et sécuriser les documents numériques d’une organisation. Il facilite l’accès aux documents et garantit leur mise à jour.

Les solutions actuelles ne proposent pas d’outil tout-en-un performant. Séparer la GED, les formulaires et les workflows de l’intranet permet d’utiliser un outil spécialisé, plus efficace et ergonomique pour la gestion documentaire, offrant des fonctionnalités avancées qu’Axis ne propose pas aujourd’hui.

Oui, le référentiel (actuellement sur SharePoint) sera maintenu afin de garantir la validation et la traçabilité des documents officiels de l’HFR.

Le nouvel outil GED est encore en phase d’évaluation et un ajustement des règles d’utilisation est probable. Cependant, le principe de fonctionnement restera le même, avec des améliorations pour une meilleure accessibilité et un contrôle renforcé des versions.

Nous ne pouvons pas encore fixer de date, car le choix de l'outil n'est pas arrêté et des aspects liés à sa mise en œuvre doivent encore être précisés avant toute communication officielle. Toutefois, cette date coïncidera avec la transition de l'intranet (Axis) vers HELIX.